ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের প্রয়োজনীয়তা এবং টেকনিক্স

ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের মজুদ পণ্যের পরিকল্পনা, সংরক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কিত সকল ধরনের কাজই হলো ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট বা মজুদ ব্যবস্থাপনা। বর্তমানে সকল উৎপাদনধর্মী ও বিক্রয়ধর্মী প্রতিষ্ঠানে ইনভেন্টরি বিদ্যমান। এ সময়ে ব্যবসায় করতে হলে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের জ্ঞানের ওপর ভালোমতো দখল থাকাটা বেশ জরুরি। নইলে, ব্যবসায়ে সফলতা পাওয়া অনেকাংশে কঠিন হয়ে যাবে।

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট ব্যবসায়ে গুরুত্বপূর্ণ এমন সকল তথ্য দিয়ে থাকে, যেগুলোর দ্বারা ব্যবসায়ের গতি প্রকৃতি নির্ধারণ করা যায়। ব্যবসায় জগতে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট কী, ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের সকল কৌশল ও এদের গুরুত্ব সম্পর্কে এই আর্টিকেলে তুলে ধরবো।

 

একটি কোম্পানির জন্য ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট কেন গুরুত্বপূর্ণ?
ইনভেন্টরির বাংলা অর্থ মজুদপণ্য। মজুদপণ্য হলো কোনো ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের ব্যবহৃত কাঁচামাল (Raw Materials), আংশিক উৎপাদিত পণ্য (Works-in-Process), এবং চূড়ান্ত পণ্যের অবিক্রীত অংশবিশেষ (Finished Goods). প্রতিষ্ঠানভেদে মজুদপন্যের ধরণের পার্থক্য দেখা যায়। এটি ব্যবসায়ের উৎপাদন কাজ সচল রাখে।

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের শুরুতেই একটি বিষয় মাথায় আসে, সেটি হলো optimum inventory point। এটি হলো মজুদের সেই পরিমাণ যে পরিমাণে রাখলে মজুদ সংক্রান্ত ব্যয় সর্বনিম্ন হয় এবং উৎপাদন কাজ নির্বিঘ্নে চলতে পারে। প্রতিটি কোম্পানির ম্যানেজমেন্টকে এই বিষয়টি বিবেচনা করতে হয়।

মজুদপণ্যের ওপর একটি প্রতিষ্ঠানের মুনাফা, আয়-ব্যয় ইত্যাদি নির্ভর করে। এজন্য সঠিকভাবে মজুদ ব্যবস্থাপনা বা Inventory Management সম্পর্কে জানতে হয়। সঠিক ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের সুফল হলো-

• ব্যয় কমায়

• অতিরিক্ত গুদাম ভাড়া কমায়

• মুনাফা বাড়াতে সাহায্য করে

• অনাকাঙ্ক্ষিত ক্ষতি হ্রাস করে

• উৎপাদন কাজ সচল রাখে

• বিক্রয় বাড়ায়

• প্রতিযোগী প্রতিষ্ঠানকে মোকাবেলায় সাহায্য করে

• পর্যাপ্ত পরিমাণে চলতি মূলধন রাখতে সাহায্য করে

 

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট এর পদ্ধতিসমূহ
ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানভেদে ইনভেন্টরির পার্থক্য দেখা যায়। যার কারণে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টেও বেশ পার্থক্য দেখা যায়। যেমন- বিক্রয়ধর্মী প্রতিষ্ঠানের ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট নির্ভর করে পণ্য ক্রয় এবং বিক্রয়ের পরিমাণের ওপর। অন্যদিকে, উৎপাদনধর্মী প্রতিষ্ঠানে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট নির্ভর করে কাঁচামাল থেকে শুরু করে চূড়ান্ত পণ্যের ওপর।

বর্তমানে ম্যানেজাররা যে পদ্ধতিগুলো সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করে সেগুলো হলো-

• Just in Time (JIT)

• Material Requirements Planning (MRP)

• Economic Order Quantity (EOQ)

• Days Sales of Inventory (DSI)

 

জাস্ট ইন টাইম মেথড (Just in time Method)
Just in Time বা সংক্ষেপে JIT এমন একটি মেথড যেখানে শুধু প্রয়োজন অনুযায়ী ইনভেন্টরি অর্ডার দেওয়া হয়। অর্থাৎ প্রতিষ্ঠানে যখন যেরকম পণ্যের, যে পরিমাণ অর্ডার আসে ঠিক তখনই সেই পণ্যের সেই পরিমাণ কাঁচামাল বা ইনভেন্টরি সাপ্লায়ারের কাছ থেকে সংগ্রহ করা হয়। এই পদ্ধতি ব্যবহারের মূল উদ্দেশ্য হচ্ছে inventory holding cost কমানো এবং inventory turnover বৃদ্ধি করা।

JIT পদ্ধতি ব্যবহারের ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের বিশ্বস্ত ও নির্ভরযোগ্য সাপ্লাইয়ার প্রয়োজন যাতে প্রয়োজনে ও অল্প সময়ে যথেষ্ট পরিমাণে ইনভেন্টরি সাপ্লাই দিতে নিশ্চয়তা দেয়। এ পদ্ধতিটি সর্বপ্রথম ব্যবহৃত হয়েছিল জাপানের টয়েটো কোম্পানিতে।

JIT (Just in Time) পদ্ধতিটির সুবিধাগুলো হলো:

• অপ্রয়োজনীয় কাঁচামাল স্টক করতে হয় না

• অযথা পণ্যের বহন ব্যয় বহন করতে হয় না

• অবিক্রীত পণ্যের গুদাম ব্যয় কম হয়

 

ম্যাটেরিয়াল রিকোয়ারমেন্টস প্ল্যানিং (Materials Requirement Planning)
ম্যাটেরিয়াল রিকোয়ারমেন্টস প্ল্যানিং (MRP) হলো একটি সফটওয়্যারভিত্তিক ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, যা একটি উৎপাদনমূখী প্রতিষ্ঠানের পণ্যের অর্ডার অনযায়ী ইনভেন্টরির চাহিদার পরিমাণ নির্ণয় করে।

এ প্রক্রিয়ায় বিভিন্ন প্ল্যানিং করে নিশ্চিত করা হয় যে প্রতিষ্ঠানে যে পরিমাণে ইনভেন্টরি রয়েছে তা দিয়ে কাস্টমারদের অর্ডার অনুযায়ী প্রোডাক্ট বানাতে সক্ষম কি না। প্রতিষ্ঠানে উৎপাদন বাড়াতে এবং বিক্রয় বাড়াতে এটি খুবই কার্যকরী একটি পদ্ধতি। কাস্টমারদের চাহিদা এবং বিল অব ম্যাটেরিয়ালস (BOM) অনুযায়ী প্রয়োজনীয় উপকরণের ধরণ, প্রতিটি উপকরনের পরিমাণ, কখন উপকরণগুলো প্রয়োজন হবে এবং চূড়ান্তে পণ্যে রুপান্তরের সময় কত হবে তা নির্ধারণ করা হয় এই ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট পদ্ধতি ব্যবহার করে।

MRP পদ্ধতি ব্যবহারের সুবিধাসমূহ হচ্ছে:

• অপ্রয়োজনীয় ইনভেন্টরি মজুদ করতে নিরুৎসাহিত করে

• চিন্তাভাবনা ভিত্তিক হওয়ায় কাস্টমার অর্ডার অনুযায়ী যথেষ্ট পরিমাণ ইনভেন্টরি মজুদ থাকে।

• সবধরনের পুরোতন ম্যানুয়াল প্রসেস সরিয়ে আধুনিক সফটওয়্যার বেইজড কৌশল অবলম্বন করা হয়।

• প্রতিষ্ঠানের লিড টাইম কমিয়ে দেয়।

 

ইকোনমিক অর্ডার কোয়ান্টিটি (Economic Order Quantity)
ইকোনোমিক অর্ডার কোয়ান্টিটি বা EOQ হলো এমন একটি গানিতিক পদ্ধতি যাতে  ইনভেন্টরি অর্ডারের পরিমাণ এমন পর্যায়ে রাখা হয় যেখানে পণ্যের holding cost আর ordering cost সর্বনিম্ন হয়। অর্থাৎ- ইনভেন্টরি বা মজুদপণ্য এমন পরিমাণ রাখা যেখানে পণ্য কেনা থেকে শুরু করে সংরক্ষণ পর্যন্ত সকল ধরনের খরচ সর্বনিম্ন পর্যায়ে হয়। যেমন- গুদাম ভাড়া, বিমা খরচ, পরিবহন, রক্ষণাবেক্ষণ খরচ ইত্যাদি। এ পদ্ধতিতে সবচেয়ে জনপ্রিয় যে ফর্মুলাটি ব্যবহার করা হয় সেটি নিমরূপ-

এই পদ্ধতির সুবিধাসমূহ হলো:

• পণ্যের অর্ডারিং কস্ট এবং বহন ব্যয় সর্বনিম্ন রাখে

• অপ্টিমাম ইনভেন্টরি পয়েন্ট বজায় রাখে

• মজুদপণ্য সংগ্রহের পরিমাণ নির্দিষ্ট করে দেয়

একটি কোম্পানির ক্যালকুলেট করার জন্য নিচের ফর্মুলাটি ব্যবহার করা হয়ঃ

যেখানে,

D = সারা বছরের প্রোডাক্ট ডিম্যান্ড

S = প্রতিটি অর্ডারের জন্য অর্ডার কস্ট

H = প্রতি ইউনিটের জন্য সারা বছরের হোল্ডিং কস্ট

 

Days of Sales Inventory
Days of Sales Inventory (DSI) টার্মটির বাংলা অর্থ হলো ইনভেন্টরি বা মজুদপণ্যকে বিক্রি করতে যতদিন সময় লাগে তার সমষ্টি। অর্থাৎ আপনার প্রতিষ্ঠানে অর্ডার করা ইনভেন্টরি ঠিক কত সময়ের মধ্যে চূড়ান্ত পণ্যে পরিণত হয়ে প্রতিষ্ঠানে মুনাফাসহ বিনিয়োগকৃত অর্থ ফেরত আসবে তা নির্ধারণ করে। এটাকে আমরা Cash conversion cycle বা নগদ রুপান্তর চক্রও বলতে পারি। এ পদ্ধতি ব্যবহার করতে প্রথমেই জানতে হবে বিক্রীত পণ্যের ব্যয়ের পরিমাণ কত। 

এক্ষেত্রে, বিক্রীত পণ্যের ব্যয় (COGS)= প্রারম্ভিক মজুদ (Opening Inventory) + মজুদপণ্য ক্রয় (Inventory Purchase During the Year) - সমাপনি মজুদপন্য (Ending Inventory)

বিক্রীত পণ্যের ব্যয়ের এই পরিমাণটি একটি প্রতিষ্ঠানের একটি নির্দিষ্ট হিসাবকালে মুনাফা অর্জন ক্ষমতা সম্পর্কে জানান দেয়, যা প্রতিষ্ঠানে দক্ষতা যাচাইয়ে সাহায্য করে। বিক্রীত পণ্যের ব্যয় বের হলে নিম্নোক্ত সূত্র ব্যবহার করে  Days of sales inventory (DSI) বের করতে হবে।

DSI = (Ending Inventory /Cost of Goods Sold) x 365

 

 

এই পদ্ধতিটির সুবিধাসমূহ হলো:

• মজুদপণ্যের অতিরিক্ত ব্যয় কমায়

• কার্যকরভাবে ক্যাশ সরবরাহ বজায় রাখতে সাহায্য করে

• কোম্পানিকে ইনভেন্টরি বিষয়ক বিভিন্ন Statistical Information দেয়, যা কোম্পানির দীর্ঘমেয়াদে সিদ্ধান্ত নিতে প্রয়োজন।

 

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের জন্য ব্যবহৃত টেকনোলজি সমূহ
প্রযুক্তি ছোঁয়ায় সবকিছুই আধুনিক হয়। তেমনি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমেও বিভিন্ন ক্লাউড বেইজ সফটওয়্যার ও টুলস ব্যবহার এটাকে অনেক বেশি ফলপ্রসূ করেছে। এরকম কয়েকটি টেকনোলজি হলো

সফটওয়্যার (Software)
ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের অন্যতম কৌশল হলো পুরো প্রক্রিয়াটি সফটওয়্যার ভিত্তিক করা। আধুনিক যুগে সবকিছুই এখন সফটওয়্যারের মাধ্যমে হচ্ছে। প্রতিষ্ঠানের ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টও যদি সফটওয়্যার বেইজড (Supply Chain Management Software) হয় তাহলে প্রতিষ্ঠানের কাঁচামাল কেনা থেকে শুরু করে প্রডাক্ট বিক্রি পর্যন্ত সবকিছুর সুনির্দিষ্ট তথ্য-উপাত্ত সংগ্রহ করা সম্ভব এবং পরবর্তীতে এগুলো থেকে নির্ভরযোগ্য সিদ্ধান্তও নেওয়া সম্ভব। এই SCMS সফটওয়্যার দিয়ে প্রতিষ্ঠানের Supply Acquisition, Production, Distribution, Delivery ইত্যাদি কাজ খুব সহজেই অটোমেটেড করা যায়। ফলে প্রতিষ্ঠানের ব্যয় ও সময় উভয়ই সাশ্রয় হয়।

ক্লাউড বেইজড সিস্টেম (Cloud Based System)
ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের এই পদ্ধতিটি ক্লাউট কম্পিউটিং এর মতো। এ পদ্ধতিতে ম্যানেজারকে যেকোনো জায়গা থেকে তার সার্ভারে সংরক্ষিত ডেটা ব্যবহারের সুযোগ করে দেয়। এক্ষেত্রে ম্যানেজার বাড়িতে বসেও যদি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট ডাটা এন্ট্রি করে, সেটি সে পরেরদিন অফিসে এসেও ব্যবহার করতে পারবে। এই ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বৈশিষ্ট্যগুলো হলো:

• ইনভেন্টরির সংরক্ষণের সঠিক সময়সূচী প্রদান করে

• একাধিক বিক্রেতা এবং সরবরাহকারীদের তথ্য ম্যানেজ করতে বিশেষ সুবিধা দেয়

• ক্লাউড বেইজড সিস্টেম Data Analytics এর মাধ্যমে বিভিন্ন real-time তথ্য সরবরাহ করে

 

ইন্টারনেট অব থিঙ্কস (Internet of Things)
Internet of Things, সংক্ষেপে IoT হলো ইন্টারনেটের সাথে ডিজিটাল ডিভাইসের একটি নেটওয়ার্ক যেখানে প্রতিটি ডিজিটাল ডিভাইস স্বয়ংক্রিয়ভাবে একে অন্যের সাথে যোগাযোগ করতে পারে, ডেটা আদান-প্রদান করতেও পারে। অন্যান্য সেক্টরের মতো ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে IoT বিশাল বিপ্লব ঘটাতে পারে।

GPS ও Radio Frequency Identification এর সাথে IoT ব্যবহার করে একজন ম্যানেজার সহজেই পণ্যের অবস্থান, আবহাওয়াজনিত তথ্য ও গুদামে পণ্যের পরিমাণ সম্পর্কে ধারণা পেতে পারে। আর যেহেতু এ সকল তথ্য real-time সেহেতু যেকোনো পরিস্থিতিতে দ্রুত কার্যকর সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ হয়।

ডেটা অ্যানাকিটিক্স (Data Analytics)
ব্যবসায়ের প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ আর্থিক সিদ্ধান্ত নিতে Data Analytics বেশ কার্যকরী। Data Analytics এর সাহায্যে একটা Digitized Supply Chain তৈরি করা গেলে তা থেকে প্রাপ্ত ডেটা একজন ম্যানেজারকে বিভিন্ন সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে। যেমন: পণ্যের চাহিদা অনুমান করতে ও বর্তমান মজুদ সম্পর্কে ধারণা দিতে সাহায্য করে এবং সাপ্লাই চেইনে বিভিন্ন সমস্যা চিহ্নিতকরণ ও তা সমাধানেও সাহায্য করে।

 

সফলভাবে ইনভেন্টরি ম্যানেজ করার জন্য কী কী স্কিলস প্রয়োজন?
আপনি যদি Inventory Management সেক্টরে নিজের ক্যারিয়ার গড়তে চান তাহলে ইনভেন্টরি, সফটওয়্যার ও কোম্পানির মুনাফা সম্পর্কিত কিছু দক্ষতা আপনার অবশ্যই থাকা চাই। এমন কিছু দক্ষতা হলো-

• প্রথমত SCMS সফটওয়ার সম্পর্কিত জ্ঞান ও দক্ষতা

• Picking And Packing পদ্ধতি সম্পর্কে ধারণা

• ম্যাথমেটিক্যাল ও ডেটা এনালাইসিস দক্ষতা

• যোগাযোগ দক্ষতা ও নেতৃত্ব দানের ক্ষমতা

 

সারসংক্ষেপ
যেহেতু ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানগুলো কোনো না কোনো পণ্য বা সেবা নিয়ে কাজ করে, সেহেতু এগুলোর সঠিক ব্যবস্থাপনার উপরে প্রতিষ্ঠানের সফলতা অধিকাংশে নির্ভর করে। একজন প্রোডাকশন ম্যানেজার হিসেবে সকলেরই Inventory Management সম্পর্কে খুব ভালো ধারণা রাখা উচিত।

আশা করি, আজকের আর্টিকেলে এ সম্পর্কিত কিছু বেসিক তথ্য উপস্থাপন করতে পেরেছি এবং ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট কী সে সম্পর্কে ধারণা দিতে পেরেছি।